Kunnen lesgevers geen leslokaal reserveren voor onderwijsactiviteiten?

Alle reserveringen voor lessen en examens moeten via de roosteraars van de faculteit gebeuren. Lesgevers boeken dit niet zelf via TimeEdit. Enkel als deze activiteiten via het rooster worden gereserveerd, zijn ze voor studenten zichtbaar.

Moeten vergaderingen 3 weken op voorhand worden aangevraagd? Moeten die worden goedgekeurd?

Vergaderingen in vergaderzalen op werkdagen binnen de werkuren kunnen rechtstreeks worden gereserveerd, zonder goedkeuring. Alle andere aanvragen die gebeuren via ‘activiteit in huurlocatie’ moeten, zoals vermeld in het verhuurreglement, 3 weken op voorhand worden aangevraagd.

Worden kosten aangerekend voor interne vergaderingen die rechtstreeks worden geboekt?

Indien catering gevraagd wordt, zal er facturatie volgen.

Worden kosten aangerekend voor andere activiteiten dan vergaderingen?

Bij alle andere reserveringen in alle lokalen die via ‘activiteit in huurlocatie’ worden aangevraagd, is WBS-element en Fonds een verplicht veld, ongeacht of er een factuur volgt of niet. Facturatie gebeurt volgens bepalingen in verhuurreglement. Deze reserveringen moeten drie weken op voorhand worden aangevraagd.

Kan ik als reserveringsverantwoordelijke details van de geplande activiteiten bekijken?

Reserveringsverantwoordelijken kunnen, net zoals alle UGent-medewerkers, via TimeEdit, ‘lokaaloverzicht’, de bezetting en beschikbaarheid van lokalen raadplegen. Details van de reserveringen worden niet getoond omwille van privacy.

Hoe kan ik een reservatie voor een vergadering annuleren? 

Zoek de gemaakte reservatie op in het overzicht via de knop 'vergadering' en open de aanvraag door op het gereserveerde blok te klikken. Via de knop 'aanpassen/annuleer reservering' kan je je reservatie annuleren. 

Hoe kan ik een reservatie voor een vergadering aanpassen? 

Een boeking van een vergadering kan niet worden aangepast. Je dient ze te annuleren en de reservatie opnieuw te maken met de juiste gegevens. 

Hoe kan ik een reservatie voor een doctoraatsverdediging of masterproef annuleren? 

Zoek de gemaakte reservatie op in het overzicht via de knop 'vergadering' en open de aanvraag door op het gereserveerde blok te klikken. Via de knop 'aanpassen/annuleer reservering' kan je je reservatie annuleren. 

Hoe kan ik een reservatie voor een doctoraatsverdediging of masterproef aanpassen? 

Een boeking van een vergadering kan niet worden aangepast. Je dient ze te annuleren en de reservatie opnieuw te maken met de juiste gegevens. 

Hoe kan ik een reservatie voor een 'activiteit in huurlocatie' aanpassen of annuleren? 

Een 'activiteit in huurlocatie' kan je zelf aanpassen of annuleren, zolang ze niet is goedgekeurd. Ga daarvoor naar 'mijn reserveringen (status aangevraagd)', klik op de aanvraag die je wilt wijzigen. Je kan nu de nodige velden aanpassen of de reservatie annuleren. 

Kan UZ-personeel ook reservaties maken via TimeEdit? 

Ben je UZ-personeel, dan kan je via TimeEdit reservaties maken in de UGent-lokalen maar log je in met je UGent-account.